Mehr in weniger Zeit

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Warum ist am Ende des Gehalts noch so viel Monat übrig? Und warum bleibt am Ende eines Arbeitstags noch so viel liegen?

Beide Fragen haben zu tun mit unserer Denk- und Handlungsweise. Die erste Frage hebe ich mir für ein anderes Mal auf. Hier möchte ich auf die zweite eingehen.

Gibt es einen Weg, um schneller Aufgaben zu lösen?

Ich bin bei Jeff Sutherland fündig geworden. Nachfolgend ein paar Impulse, die ich bei Sutherland entdeckt habe.

Ein Experiment

Darf ich Sie um ein kleines Experiment bitten? Nehmen Sie sich ein Blatt Papier, einen Stift und messen Sie, wie lange sie brauchen, um folgende Aufgabe zu lösen. Schreiben Sie die arabischen und  lateinischen Zahlen 1-10 bzw. I-X und die Buchstaben A-J in dieser Reihenfolge auf.

1, I, A, 2, II, B, 3, III, C, 4, IV, D, 5, V, E ….

Mit Kommasetzen habe ich 52 Sekunden benötigt.

Und jetzt ein zweiter Versuch. Dieses Mal notieren Sie sie Zahlenreihen in einer anderen Weise. Beginnen Sie mit den arabischen Zahlen 1, 2, 3, 4 … 10, wechseln Sie dann zu den lateinischen Zahlen I, II, III, IV … X und notieren Sie schließlich die Buchstabenreihenfolge A,B, C, D, … J.

Als ich dieses Experiment zum ersten Mal durchführte, war ich völlig verblüfft. Ich brauche für die Übung lediglich 36 Sekunden! Die Menge der Zahlen und Kommas war gleich, nur die Reihenfolge der Bearbeitung hatte sich geändert.

Was dahinter steckt

Hinter dieser überraschenden Erkenntnis steckt eine biologische Gesetzmäßigkeit. Unsere Gehirne – ich beziehe mich hier lediglich auf bewusste Denkprozesse – sind weder multitaskingfähig, noch können sie unterschiedliche Aufgaben schnell hintereinander abarbeiten. Unsere Gehirne arbeiten Information seriell ab. Sie die Aufgabe ähnlich, geht’s deutlich schneller.

Auf das erste Experiment bezogen, bedeutet dies: von arabischen Zahlen auf lateinische und dann weiter auf Buchstaben zu wechseln, bedeutet für das Gehirn jedes Mal, sich in einen bestimmten Zusammenhang hinein zu begeben, nur um diesen sofort wieder zu verlassen und sich einem anderen Zusammenhang zu widmen. Das ist für das Gehirn aufwändig. Will man Fehler vermeiden, verlangsamt sich die Denkleistung.

Anders ist es im zweiten Experiment. Das Gehirn kümmert sich zunächst ausschließlich um die arabischen, dann um die lateinischen Zahlen und schließlich um die Buschstaben. Innerhalb des Zusammenhangs der arabischen Zahlen kann das Gehirn sehr schnell die Zahlenreihe bearbeiten. Etwas komplizierter ist es (vermutlich wegen der fehlenden Übung), die lateinischen Zahlen zu bearbeiten. Die Buchstabenreihenfolge hingegen ist wieder sehr schnell geschrieben.

Der Vorteil

Die Übung hat einen direkten Mehrwert für das tägliche Arbeiten. Ich sehe mehrere Vorteile, die Ihnen helfen können, damit am Ende Ihres Arbeitstages keine oder nur wenige noch zu erledigende Arbeit übrig ist:

  1. Weil das Denken anstrengt, sollten Sie dem Gehirn die Arbeit möglichst einfach machen. Das kann dadurch geschehen, dass Sie gleiche oder ähnliche Aufgaben zusammenlegen, also Cluster bilden.

Bei mir sind das beispielsweise Schreibarbeiten: Protokolle, Memos oder allgemeine Geschäftskorrespondenz.

  1. Ich habe mir angewöhnt, Denkarbeit auf die frühen Stunden des Arbeitstags zu legen. Bei mir ist das die Zeit von 7.30-10 Uhr. Dann bin ich frisch und habe wenig Störung durch externe Einflüsse.

Meine Erfahrung ist, dass ich morgens weniger als die Hälfte der Zeit benötige, die ich sonst brauche, um beispielsweise einen Text fertig zu stellen.